آماده سازی مکان و ابزارهای لازم
انتخاب اتاق طبيعتاً وابسته به امکانات است. براي آنکه افراد از موقعيت يکسانی برخوردار باشند، بايد دور يک ميز گرد بنشينند. در صورتی که چنين چيزی ممکن نباشد، قرار دادن تعدادی ميز کوچک بر محيط يک دايره فرضی راه حل مناسبی است. درصورتي که مکان جلسه مناسب نباشد، مي توان افراد را در يک مکان u شکل قرار داد. چنين موقعيتی به ايجاد حس تساوی ميان افراد کمک می کند. خوب است که پشت سر افراد ( مثلاً براي هر دو نفر يکی) صفحات بزرگی از کاغذ قرار دهند و تعدادی خودکار با رنگ های مختلف در دسترس آنها بگذارند. به اين ترتيب، افراد به محض داشتن ايده جديد آن را براي ديگران می نويسند. البته افراد بايد خودکار و کاغذی در اختيار داشته باشند تا زمانی که ديگران ايده های خود را بيان می کنند، اگر ايده ای به نظرشان رسيد، آن را روی کاغذ يادداشت کنند تا بعداً آن را با جمع در ميان گذارند. در هر صورت بايد اطمينان حاصل کرد که هيچ ايده ای در هيچ مرحله ای از قلم نيفتاده است. می توان از Over Head برای نوشتن صورت مسأله اصلی و توضيحات آن و تصاوير احتمالی استفاده کرد.
اتاق بايد به گونه ای باشد که فضای کافی بين صندلی ها وجود داشته باشد. البته به اندازه ای که گروه از قرار گرفتن در آن احساس حقارت و کوچکی نکند. صندلی ها بايد کاملاً راحت و مناسب باشند. می توانيم جسمی را در ميان جمع قرار دهيم. اين جسم به تمرکز افراد کمک می کند. آنها به جای اينکه به هنگام طرح ايده خود به صورت ديگران نگاه کنند، می توانند به آن جسم خيره شوند. موظف ساختن يک يا دو منشی براي يادداشت کردن ايده ها مفيد است. اين کار فشار را از روی فرد هماهنگ کننده کم می کند و او می تواند زمان بيشتری را صرف راهنمايی فرايند کند.
با استفاده از نرم افزار طوفان فکری می توان کار را ساده تر کرد. از اين نرم افزار می توان براي تسهيل و جست وجوی ايده های جديد استفاده کرد.
(منبع: "روش های آینده نگاری تکنولوژی"، بنیاد توسعه فردا)
آماده سازی شرکت کنندگان و دعوت آنها
پس از آماده شدن مکان و انتخاب افراد براي شرکت در جلسه طوفان فکری، حداقل بايد سه زمان متفاوت تعيين شود. دعوت نامه ها که حاوی زمان، مکان و مدت زمان جلسه است، بايد با پست يا پست الکترونيکی به دست افراد برسد. بهترين زمان و مکانی که هماهنگ کننده جلسه آن را مناسب می داند، بايد اعلام شود و برای پاسخ گويی افراد به نامه سقف زماني ای در نظر گرفته شود. لازم است که به آنها يادآوری شود که قبل از زمان تعيين شده، جواب را بفرستند. در نامه، موضوع جلسه طوفان فکری به اطلاع می رسد و يادآوری می شود که کمک آنها کاملاً لازم است. بايد از افرادی که در هيچ کدام از جلسات قادر به شرکت نيستند، صرف نظر شود؛ و در پايان زمان و مکان نهايي به اطلاع همه افراد برسد و از آنها قدردانی شود.
"در وضعیتی گیر افتاده اید و سردرگمید؟ یا با تصمیم مهمی مواجهید، اما نمیدانید چه کنید؟ این کتاب، برای شماست"
اینها، چند جمله ابتدایی نویسندگان در معرفی کتاب است.
نام کتاب" Smart Choices: A Practical Guide to Making Better Decisions" و محصول انتشارات هاروارد است . خوشبختانه ترجمه فارسی آن نیز در دسترس است: «انتخاب های هوشمندانه: یک راهنمای کاربردی برای تصمیم گیری بهتر»، ترجمه مهندس عقیل ملکی فر، انتشارات کرانه علم.
همان گونه که نام کتاب نشان میدهد، و در مقدمه اش نیز آمده است، هدف از انتشار آن، کمک به بهبود زندگی از راه افزایش کیفیت تصمیم هاست؛ البته با الگوریتمی که هم ساده و عمیق است و هم فراگیر و قابل فهم.
این منبع، از آن رو برای ما مهم و جالب بود که فرایند معرفی شده در کتاب، بسیار به فرایند استاندارد حل مسئله شبیه است، بیانی ساده اما دقیق دارد و مثال هایش، در تأیید مطالب، شفاف و کاراست.
ان شاءالله طی چند جلسه، این کتاب را در کنار هم مرور خواهیم کرد
